Dans un seminaire de travail, des personnes se réunissent pour réfléchir en equipe sur un projet ou réaliser une tâche pour leur entreprise. L’objectif est de combiner des compétences et des idées pour augmenter la synergie au sein de l’entreprise ou augmenter les connaissances sur un certain sujet. Chaque type de seminaire a un objectif spécifique, concerne un public spécifique et nécessite une méthode d’organisation appropriée. Découvrez dans la suite de cet article comment organiser un séminaire.
Définir un but
Avant d’organiser tout seminaire entreprise, la première des choses à faire est de connaitre son but ou ses objectifs. Il est donc essentiel de bien définir ces deux points, ce qui facilitera toutes les décisions tout au long du processus d’organisation. Par exemple, la nature de l’evenement à organiser sera complètement différente selon qu’il s’agit d’une conférence pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.
Faire le choix d’un format et d’un thème
Le thème et la forme du seminaire seront déterminés en fonction de la cible et du public. Il faut trouver un titre accrocheur qui motivera les participants et autour duquel s’articulera le projet. Il faut aussi se demander s’il est plus approprié d’organiser un week-end, un jour de semaine ou un dîner, selon l’objectif.
Définir un budget
Le budget doit être défini selon les critères précédents (buts, objectifs, format) et pas seulement selon des contraintes internes de l’equipe. Pour définir le budget, mieux vaut négocier avec le building des avantages liés au confort de la chambre plutôt qu’une remise.
Faire le choix d’une date
Le choix judicieux du jour dépendra de la présence d’un maximum de collaborateurs ou du nombre d’equipes. Évitez une date qui peut affecter la disponibilité des participants et donc le succès de l’evenement: programme du week-end, le lieu du travail, la journee nationale des événements sportifs
Choisir un lieu
Le lieu du séminaire doit être choisi en fonction de sa réceptivité. Il doit s’agit d’un lieu attirant ou carrément un building. Une visite sur place avec les représentants des différentes equipes est indispensable pour voir comment il se présente. Il est plus facile d’imaginer l’evenement qui se tiendra dans ce contexte. Une fois le lieu choisi, une demande de devis doit être faite.
Planifier un pré-séminaire
La reprogrammation permet de suivre au quotidien toutes les phases de votre événement pour en assurer le bon déroulement. Vous devez prévoir un certain délai afin de ne pas affecter l’evenement en cas de retard ou d’événement imprévu sur la date limite.
Planifier les événements pour les participants
Cette journee doit être soigneusement organisée, selon un horaire précis qui sera communiqué à tous les invités. Il comprendra : le temps et les activites du team, le temps de pause dans la journée, un certain temps pour absorber des seminaires imprévus.
Communiquer avant l’événement
Que les membres du team soient des employés de l’entreprise ou des invités externes, un plan de communication doit être mis en place pour les seminaires. Il faut bien prévenir les clients à l’avance et s’assurer de leur présence. Par ailleurs, si certaines activites nécessitent une tenue vestimentaire particulière, celle-ci doit être clairement indiquée afin de ne pas contrarier les convives.